Referat af ordinær generalforsamling de 19. februar 2013

Dronningeværelset i det gamle Rådhus.

Deltagere: 12 medlemmer:

Bente Jacobsen, Bo Andreasen, Egon Furbo, Flemming Larsen, Grethe Frøsig, Jeppe Frøsig, John Bo Jensen, Lars Gregers Sørensen, Peter Hjortdal, Svend Hansen, Tina Andersen, Trine Mouritsen

#

Formand Trine bød velkommen og udbad sig forslag til dirigent. Bestyrelsen foreslår Peter.

1.    Valg af dirigent:

Peter blev valgt og konstaterede at generalforsamlingen var rettidig indvarslet via mails til medlemmerne og hjemmesiden.

 2.    Beretninger:

a.    Bestyrelsens beretning og planer for næste sæson

Trine fremlagde bestyrelsens beretning (vedlagt som bilag 1). Beretningen blev godkendt uden særlige kommentarer.

 b.    Byggeudvalget

Svend fremlagde beretningen fra Byggeudvalget (vedlagt som bilag 2). Indledningsvis gjorde han opmærksom på, at der var opstået problemer med byggetilladelsen - det drejede sig om gulvhøjden - og det fik ham til at sige, at han følte, at der havde været en dårlig rådgivning fra Teknik og Miljø på det sidste. Efter telefoniske samtaler forventes svar i morgen vedrørende dispensation fra gulvhøjden.

Samtidig blev det oplyst, at Varde Museum ønsker at være med, når udgravningen begynder, for at konstatere, om der er historiske minder. Det formodes dog, at der er tale om opfyldning, hvilket Bo kunne bekræfte i forbindelse med nedgravning af rør til kajakstativer.

Der blev spurgt om de er tilladelse til at fælde træer, hvortil Svend svarede, at det fremgår af Landzonetilladelsen, at der fældes så få træer, som muligt.

Vedrørende sokkel, blev det oplyst, at hytterne sættes på søjler. Vedrørende flytning, at det er nødvendigt at skille hytterne ad i tre dele.

 c.    Forslag til aktivitetskalender:

Trine redegjorde for udkast til aktivitetskalenderen, der var vedlagt indkaldelsen og er på hjemmesiden. Indtil videre er der ingen datoer for instruktion på denne kalender. Datoerne vil blive fastlagt sammen med instruktørerne.

Tina foreslog at der arrangeres en dag med Fodboldgolf, og hun arbejder videre med en dato.

Det blev foreslået at der igen arrangeres en grillaften. Det skal være efter roning.

Der blev rejst spørgsmål om bestyrelsen har gjort sig tanker om at fejre, at klubben fylder 20 år den 21. april 2013. Bestyrelsen havde ingen planer, men det blev aftalt, at der planlægges et arrangement - eventuelt i forbindelse med indvielse af klubfaciliteterne - med omtale i pressen for at synliggøre, at kajakklubben eksisterer.

Tina ønskede at have nogle af pjecerne med til arrangement i Sig / Karlsgårde - hvor der også er planer om at oprette en kajakklub. Bestyrelsen sørger for at der er et lager af pjecer, hvor det også skal fremgå, at der er ydet støtte fra LAG-midlerne.

 3.    Regnskab:

Flemming fremlagde regnskabet (der er udsendt og er på hjemmesiden).

Flemming kunne oplyse, at den manglende forsikringsbetaling i 2012 skyldes forhold i overgangsperioden. Forsikringen var udgået på grund af manglende betaling. Forholdet er bragt i orden med forsikringsselskabet, så al løsøre er fuldt forsikret.

Regnskabet godkendt.

 4.    Forslag, der er modtaget af bestyrelsen senest 1 uge forinden:

1. 1. a.    Forslag vedrørende salg af overskydende kajakker (trækajakker og havkajakker):

                                          i.    Bestyrelsen foreslår at overskydende kajakker tilbydes til medlemmer til en pris som fremkommer ved at sammenligne lignede brugte kajakker på internettet. (ikke vedtaget)

                                        ii.    Er der stadig overskydende kajakker tilbydes disse til ikke-medlemmer, der henvender sig. (ikke vedtaget)

Der var en drøftelse af, om klubben skal forsøge at tiltrække nye medlemmer ved at tilbyde havkajakker. Det blev fremført, at der kun er en enkelt uddannet instruktør, der kan instruere i havkajak, og at klubben af sikkerhedsmæssige hensyn er nødt til at lade være med at tilbyde havkajakker på nuværende tidspunkt. Alle havkajakker placeres derfor på gården, hvor de øvrige overskydende kajakker er placeret.

Konklusionen blev, at vi beholder havkajakkerne indtil videre. Hvis behovet - ønsket - om at lære havkajak og vi har uddannede instruktører, kan spørgsmålet tages op, så vi kan tilbyde denne uddannelse.

Beslutningen på den ekstraordinære generalforsamling om at besøge Esbjerg Roklub og se, om de har brugbare begynderkajakker, som eventuelt kan byttes med 1 - 2 havkajakker blev fastholdt og Bo og Svend tager kontakt til Esbjerg Roklub.

Bo undersøger, hvilken pris, der vil kunne opnås ved at sælge nogle af trækajakkerne og spørgsmålet drøftes videre ved en generalforsamling.

 5.    Valg af bestyrelse:

1. 1. a.    Formand Trine Mouritsen: Genvalgt med akklamation
   2. b.    Kasserer Flemming Larsen: Genvalgt med akklamation
   3. c.    Valg af yderligere 1 - 2 bestyrelsesmedlemmer: Der ingen forslag, så bestyrelsen fortsætter med tre medlemmer.
   4. d.    Ungdomsrepræsentant Claus Sørensen (1-årig valgperiode): Genvalgt med akklamation.
   5. 
      
   6. 6.    Valg af suppleant: Ingen forslag - da bestyrelse mangler medlemmer, er der ingen grund til at vælge suppleant.

 7.    Valg af Revisor:

1. 1. a.    Bente Jacobsen: Genvalgt med akklamation.

 8.    Fastsættelse af kontingent og bådleje:

Efter en drøftelse blev forslaget vedtaget med følgende beløb:

 a.      Kontingentet for voksne til 800 kr. årligt

1. b.      Kontingentet for unge u/18 år 400 kr. årligt (det halve af voksne)
2. c.      Passive medlemmer (støttemedlemmer) 200 kr. årligt
3. d.      Bådleje for voksne til 500 kr. årligt
4. e.      Bådleje for unge u/ 18 år 250 kr. årligt (det halve af voksne)
5. f.       Kajakplads for private kajakker 200 kr. årligt
6. g.      Bådleje / kajakplads for instruktører 500 / 200 kr. (ingen instruktørrabat)
7. h.     Instruktionskursus voksne 600 kr. + 1 års kontingent + 1 års kajakleje

(i alt 1.900 kr.)

1. i.       Instruktionskursus unge /u18 år 250 kr. + 1 års kontingent + 1 års kajakleje

(i alt 950 kr.) - (det halve af voksne)

 9.    Budget:

Det udsendte budget blev gennemgået. I forbindelse med udstyr blev der spurgt om den store nedskæring. Det blev oplyst, at beløbet i regnskabet skyldes betaling af restbeløb vedrørende restbetaling af romaskine.

Budgettet blev godkendt.

 Vedrørende budget for drift af klubfaciliteter blev det fastslået, at elforbruget er stærkt undervurderet.

Det blev drøftet om det er investeringen værd at installere varmeveksler. Konklusionen blev, at varmeveksleren givetvis sparer strøm i forhold til el-radiatorer og samtidig sikrer den at der er frisk luft i lokalerne.

Grethe henviste til at undersøge hos Dansk Kano- og Kajakforbund om der er mulighed for at låne penge til klubfaciliteterne. Bestyrelsen undersøger denne mulighed.

Tina anførte, at der er efterspørgsel efter gamle skurvogne, så måske kan vores sælges - hvis den holder til at blive flyttet.

Containerne vil også blive solgt, når bådhallen er opført.

Svend nævnte, at Varde Sejlklub havde finansieret klubhusbyggeriet ved at udstede obligationer til medlemmerne. På den måde blev opnået et rentefrit lån. Ideen overvejes.

Budget for drift af klubfaciliteterne blev taget til efterretning med de faldne bemærkninger.

 10.Eventuelt:

Der blev spurgt, om der er planer om at lave en ”opstartsaktivitet” for de nye medlemmer fra sidste år.

 Ide om at der til Karlsgårdedagen bliver udstedt gavekort på 50 kroner for at være mere sikker på at nye tilmelder sig instruktion.

 Vedrørende ventelisten blev det aftalt, at bindende tilmelding skal ske inden åbenthus-dagen ved at der i god tid udsendes mail om betingelserne.

 Ide om at fjerne kilometertrøjerne og i stedet udlevere trøjer til nye medlemmer, for at synliggøre klubbens logo i bybilledet. Der var tvivl om trøjerne ville blive brugt.

 Ide om at trøjer kan købes.

#

Mødet blev afsluttet med kaffe og hjemmebagt kage.

 

Referent:

Svend Hansen

 

Bilag 1

Bestyrelsens beretning til generalforsamling d.19/2 1213

 

2012 har været et aktivt år med god deltagelse til de arrangementer som vi har holdt.

Vi startede året med klargøringsdagen, hvor 11 aktive mødte op. Der blev udover almindelig forårs rengøring, blandt andet pusset kajakker og skurvognen fik et par nye lister og noget maling, som vi havde fået foræret.

Der var ikke så mange interessere ved åbent hus, men vi fik dog nok nye til 3 begynderhold, med 14 der fuldførte og deraf har godt halvdelen allerede roet 100 km, blevet frigivet og fået nøgle. Nu håber vi blot at det vil betyder at flere af dem bliver i klubben fremover, så vores medlemstal vil stige lidt.

Der har siden de sidste begynderhold været stor interesse for at komme på hold her til foråret, så vi håber at få fuldt hus igen. Klubben har også fået 2 nye instruktører sidste år. Svend og jeg var i maj i Skanderborg på kursus. Vi håber at der er nogle nye der har lyst til at tage af sted i år, eller bare vil hjælpe med instruktion.

I forbindelse med begyndernes tur i svømmehallen prøvede vi også at arrangere svømmehal for medlemmerne, men uden tilstrækkelig tilslutning.

Af de forskellige aktiviteter har dagen på Kvie sø, været en af de gode ture med 12 deltagere heraf var en del nye. Den foregik med prøvning af de forskellige kajakker på roligt vand og med grill. Vi har sat den på programmet igen, og har så kun at håbe på godt vejr.

Til lørdagsturne var der almindelig jævn tilslutning, vi havde sidste år en ny tur på programmet, det var Tipperne, den har vi også valgt at tage igen, da det er en smuk tur. Vi har derimod valgt ikke at tage Ny Varde Å med, da den er meget hård ved kajakkerne, og da det er meget svært at komme igennem uden skader. Efter vores møde med Dorte fra DKF håber vi ikke at genslyngningen af Holme Å ender på samme måde. Og at der evt. kommer skilte og ophaler pladser op langs Varde Å. Der blev i sæsonens løb også afholdt fodboldgolf, samt fælles grilning inden en tirsdags roning.

Karlsgårde dagen var en anden rigtig god dag med godt vejr, og mange mennesker, der var omkring 70 personer ude at prøve at ro, så vi var rigtig glade for alle hjælperne. Vi kan kun håbe på samme positive oplevelse til september.

Der blev også afholdt Varde Å dag, det var desværre ikke så besøgt, noget af dette skyldes nok at det var første gang det blev afholdt, samt at vejret var dårligt. Den der havde mest ud af dagen var nok Bo, som havde selskab mens han smurte og reparerer kajakker. Man vil næste gang forsøge at samle aktiviteterne i Varde noget mere, samt at få musik og madvare, for at få folk til at blive lidt længere i området.

Der har i den sidste sæson været 43 roere, hvilket er det niveau vi har lagt på i de sidste år. Sæsonen bød også på 8400 roede km, hvoraf Svend Erik stod for de 1229 af dem, det blev i alt til 5 klubtrøjer i 2012.

Jeg havde i efteråret en samtale med gårdejeren (der hvor kajakkerne blev opbevaret) og han ville gerne til at have leje. Men da vi i januar skulle have detaljerne på plads, forlangte han leje for en længere årrække. Derfor er kajakkerne nu blevet flyttet ud til mig (Trine) og de gamle skabe er kørt på lossepladsen.

Hjemmesiden er godt besøgt. Vi forsøger at alt det materiale, der sendes ud, også er tilgængeligt på hjemmesiden.  Vi kommer de oplysninger der er relevante for alle på selve siden og de der kun er for medlemmer på siden med adgangskode.  Der vil ved hver ny sæsonstart komme ny kode, så kun nuværende medlemmer har adgang.

Vi har i årets løb haft et rigtigt godt samarbejde i Å-gruppen, (Sejlklubben, Roklubben, Sportsfiskerne og Varde Udviklingsråd) de er alle meget positive vores hussituation.

Afslutningsvis vil jeg gerne takke specielt Tina og Steffen for at have udarbejdet tilbud og kommet med gode råd og vejledning i forbindelse med byggeplanerne.

Også en rigtig stor tak til alle der har deltaget og hjulpet til med de forskellige aktiviteter i løbet af året, klargøringsdag, standerhejsning, åbent hus, instruktion, Lørdagsturene, Varde Å dag, Karlsgårde dag, standerstrygning, juleroning mm..

Mange tak.

Bilag 2

 

Beretning fra Byggeudvalget til generalforsamlingen den 19. februar 2013.

 

I hele forløbet har der været god støtte og gode råd at hente ved Varde kommune, hvor der har været flere telefonsamtaler og møder - blandt andet med hjælp til udfyldelse af ansøgningerne.

I december blev der udstedet Landzonetilladelse med en klagefrist på 4 uger. Der indkom ingen klager.

Vi fik byggetilladelse for en uges tid siden. Der var punkter, som vi ønskede uddybet, så der har været kontakt til Teknik og Miljø for at få spørgsmålene afklaret inden byggeriet sættes i gang.

Der er kommet endeligt tilsagn fra ministeriet om tilskud på 49.000 kroner af

LAG-midlerne. Og der er afsendt ansøgning om tilskud til bygning af bådhallen.

Det betyder, at vi på trykte materialer, hjemmeside og ved byggeriet, skal anføre at projektet er støttet af Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskerisamt EU.

#

Vi har i januar måned indsendt ansøgning om tilskud til Varmeveksler fra Folkeoplysningsudvalgets renoveringspulje. Vi har fået oplyst, at ansøgningen forventes behandlet i Folkeoplysningsudvalget den 7. marts 2013

#

Møde om fundraising den 27. februar i Hodde-Tistrup Hallen (LAG-Varde, der indbyder)

#

Endelige tilbud - mere specificerede.

I forhold til overslagene, der blev vist på den ekstraordinære generalforsamling:

Pris for flytning uændret

Flytning, opstilling og ombygning af hytterne, tilslutningsafgifter med videre: kr. 299.600, hvilket er kr. 60.000 mere end overslaget.

Bestyrelsen har på baggrund af 2 tilbud valgt at lade Stefan Røeder Nielsen, Alslev stå for byggeriet.  

#

Bygning af bådhal forventes uændret pris

#

Tallene fremgår af det budget for byggeriet, der er udarbejdet.